Regolamento per il trattamento dei dati personali

Approvato nella seduta consiliare del 22.02.21 e revisionato nella seduta dell’08.03.21

Art. 1 Finalità e oggetto

1.  Il presente Regolamento disciplina, in attuazione del Reg. UE 679/2016 e del D.lgs 196/03  s.m.i., il trattamento da parte dell’Ordine degli Psicologi del Lazio (di seguito denominato Ordine) dei dati personali forniti dagli iscritti all’Albo.

2. Considerato che gli albi professionali sono ispirati, per loro stessa natura e funzione, ad un regime di piena pubblicità, nonché alla tutela dei diritti di coloro che, a vario titolo, instaurano rapporti con gli iscritti; considerato, altresì, che la nozione di trasparenza amministrativa deve essere accuratamente bilanciata con il concetto di riservatezza dei dati personali degli iscritti, l'Ordine stabilisce con il presente Regolamento le modalità di raccolta, trattamento, comunicazione e diffusione dei dati personali contenuti nell'Albo.

3.  Tra i dati personali, ai sensi del Reg. UE 679/2016, rientrano anche quelli inerenti a:
- origine razziale o etnica;
- opinioni politiche;
- convinzioni religiose o filosofiche;
- appartenenza sindacale;
- dati genetici, biometrici, o relativi alla salute;
- dati relativi all'orientamento sessuale;
- dati relativi a condanne penali e reati.

Art. 2 Definizioni

Articolo 2 – Definizioni

  1. Ai fini del presente Regolamento, conformemente a quanto disposto dal Reg. UE 679/2016 e dal D. Lgs. 196/2003 s.m.i.:
  • con l’espressione “trattamento”, deve intendersi “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”;
  • con l’espressione “dato personale” deve intendersi “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (interessato); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;
  • con l’espressione "titolare del trattamento" deve intendersi la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;
  • con l’espressione "responsabile del trattamento" deve intendersi la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;
  • con l'espressione “destinatario” deve intendersi la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi. Tuttavia, le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di dati personali nell'ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell'Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità del trattamento;
  • con l'espressione “terzo” deve intendersi la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l'interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l'autorità diretta del titolare o del responsabile;
  • con l'espressione “consenso dell'interessato” deve intendersi qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento.
  1. Per le ulteriori definizioni si fa riferimento a quanto previsto dall’art. 4 del Reg. UE 679/2016.

Articolo 3 – Titolare, responsabile e soggetti autorizzati del trattamento dati personali e responsabile della protezione dei dati personali

 

  1. Titolare del trattamento dei dati personali è l’Ordine degli Psicologi del Lazio, con sede in Roma, via del Conservatorio n. 91. Al titolare competono le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità di trattamento dei dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza.

  2. Responsabile del trattamento dei dati personali è il Consigliere Segretario pro tempore dell’Ordine.

  3. Ai sensi dell’art. 2 quaterdecies D. Lgs. 196/2003 e s.m.i, il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell'ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità.

  4. Il titolare e/o il responsabile del trattamento individuano le modalità più opportune per autorizzare al trattamento dei dati personali le persone che operano sotto la propria autorità diretta. Tali dati possono pertanto essere conosciuti e trattati solo da soggetti specificatamente autorizzati (quali i dipendenti, i collaboratori, i fornitori, etc.) che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile.

  5. Sono nominati, con apposito atto, soggetti autorizzati al trattamento, tutti coloro che prestano la propria attività a favore dell’Ente.

  6. L’atto di nomina deve disciplinare la durata, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.

  7. Il titolare nomina il responsabile per la protezione dei dati personali i cui dati di contatto sono resi disponibili sul sito dell’Ente.

Art. 4 Modalità di raccolta dati personali

  1. L’Ordine tratta soltanto i dati personali indispensabili per il perseguimento dei propri fini istituzionali, garantendo che il trattamento si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

  2. Il trattamento dei dati personali, raccolti presso l’iscritto, avviene dunque nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, pertinenza e non eccedenza rispetto ai predetti fini istituzionali ed è effettuato attraverso le seguenti modalità:

    - registrazione ed elaborazione su supporto automatizzato anche accessibile in rete;
    - registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo.
  1. In conformità a quanto disposto dall’art. 12, comma II lett. e), della Legge n. 56/89, che prevede la revisione dell’Albo almeno ogni due anni, l’Ordine ha inoltre attivato un sistema di aggiornamento permanente dell’Albo attraverso modalità telematiche.

Art. 5 Dati obbligatori

1. Sono da considerarsi obbligatori i dati personali che, in conformità a quanto disposto dalla Legge 18 febbraio 1989 n. 56 recante “Ordinamento della Professione di Psicologo”, devono essere necessariamente contenuti nell’Albo.

2. In particolare, ai sensi dell’art. 8 comma II-III e dell’art. 10 comma III-IV della Legge n. 56/1989, l'Albo deve recare un indice alfabetico che riporti il numero d'ordine di iscrizione e per ciascun iscritto: cognome, nome, luogo e data di nascita, residenza e per i sospesi dall'esercizio professionale la relativa indicazione. Inoltre, i pubblici impiegati debbono provare se è loro consentito l'esercizio della libera professione e ove tale esercizio sia precluso ne viene riportata sull'Albo annotazione con la relativa motivazione.

3. Gli iscritti sono tenuti a comunicare all’Ordine eventuali modifiche o aggiornamenti dei dati stessi.

4. L'Ordine  assolve all’obbligo di pubblicità dell'Albo su supporto digitale consultabile presso la sede dell’Ordine.

Art. 6 Dati facoltativi

1. Sono da considerarsi facoltativi i dati personali dei quali l’iscritto può discrezionalmente chiedere la pubblicazione sull’Albo.

2. L'Ordine può, su esplicita richiesta dell’iscritto da effettuarsi in base alle modalità telematiche in uso, integrare i dati obbligatoriamente riportati sull'Albo ai sensi della Legge n. 56/1989, con ulteriori dati pertinenti e non eccedenti relativi all'attività professionale, in ottemperanza del disposto dell’art. 61, comma III, del D. Lgs. n. 196/2003 e smi.

3. Tali dati, a titolo meramente esemplificativo, riguardano i seguenti ambiti:

  • Recapiti telefonici ed e-mail
  • Notizie sulla formazione professionale
  • Ambito di intervento professionale e tipologia di utenza
  • Curriculum professionale

4. L’iscritto può anche scegliere di comunicare all’Ordine i suoi dati personali facoltativi solo per uso interno. In tal caso, i dati potranno essere utilizzati dall’Ente, ma non saranno pubblicati sull’Albo, né diffusi, né comunicati a terzi.

Art. 7 Albo online

1. L’Ordine dedica anche una sezione online all’Albo. I dati obbligatori che sono pubblicati sull’albo on-line e di conseguenza diffusi sono:

  • Nome e cognome;
  • Luogo e data di nascita;
  • Indirizzo di residenza;
  • Numero e data di iscrizione;
  • Sezione A o B;
  • Annotazione della specializzazione in psicoterapia/dell'esercizio dell'attività psicoterapeutica;
  • Eventuale sospensione dall’esercizio della professione;
  • Eventuale preclusione esercizio della libera professione.

2. L’iscritto può liberamente prestare il suo consenso per la pubblicazione di tutte le altre tipologie di dati personali, consenso che viene richiesto di norma all’atto di iscrizione e che può essere sempre revocato.

3. L’Ente procede ad informare gli iscritti sulla possibilità di revocare la pubblicazione dei dati personali eccedenti e non ricompresi nella lista di quelli obbligatori.

Art. 8 Diritti dell’interessato

1.L’interessato è titolare dei seguenti diritti, a  norma del Reg. UE 679/2016:

-Diritto di accesso;
-Diritto di rettifica;
-Diritto alla cancellazione;
-Diritto di limitazione di trattamento;
-Diritto alla portabilità dei dati;
- Diritto di opposizione.

2. All’atto di iscrizione all’Albo all’interessato verrà rilasciata informativa specifica ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 679/2016.

3. L’iscritto ha facoltà di procedere automaticamente all'oscuramento dall’Albo  on line dei seguenti dati: luogo di nascita, data di nascita e indirizzo di residenza.

4. Sono da considerare dati minimi e necessari per garantire un controllo diffuso e quindi non oscurabili i seguenti dati obbligatori: nome e cognome, numero di iscrizione, data di iscrizione, eventuale sospensione dall'esercizio della professione, eventuale preclusione esercizio della libera professione.

5. L’iscritto ha facoltà di richiedere, qualora vi siano comprovate esigenze per la sua incolumità fisica e personale, un temporaneo e motivato oscuramento dei dati personali obbligatori. L'istanza sarà valutata, sentito il DPO, al fine di operare un bilanciamento tra l'interesse alla privacy dell'iscritto e quello di trasparenza della cittadinanza.

Art. 9 Accesso ai dati personali da parte dell’interessato

1. L’interessato ha il diritto di accedere ai propri dati personali trattati dall’Ordine ai sensi dell’art. 15 del Reg. UE 679/2016.

2. L’interessato ha il diritto ad ottenere l'accesso alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali in questione;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
f) il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo;
g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato.

Art. 10 Comunicazione dati

1. I dati personali contenuti nell’Albo, ai sensi dell'art. 61, comma II, del D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i., con eccezione dei dati di cui agli artt. 9 (categorie particolari di dati personali) e 10 (dati personali relativi a condanne penali e reati) del Reg. UE 679/2016, possono essere comunicati a soggetti pubblici e privati o diffusi mediante reti di comunicazione elettronica.

L’ Ordine può comunicare tutti i dati obbligatori ex lege e, se richiesto dall’iscritto secondo le modalità telematiche in uso, gli ulteriori dati pertinenti e non eccedenti relativi all'attività professionale:

a) agli iscritti all’Albo;
b) ad altri soggetti pubblici, quando tale comunicazione sia necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali;
c) agli Enti privati, Associazioni, Comitati ed altre Istituzioni di carattere privato, quando tale comunicazione sia necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali;
d) ai privati cittadini che ne facciano richiesta.

2. Ai sensi dell’art. 10, comma IV, della Legge n. 56/1989, l'Ordine è tenuto a menzionare i provvedimenti che comportano la sospensione dall’esercizio della professione. Ai sensi dell’art. 61, comma II, del D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i., può essere altresì menzionata l'esistenza di provvedimenti che a qualsiasi titolo incidono sull'esercizio della professione.

Art. 11 Diffusione dei dati personali

1. I dati personali contenuti nell’Albo possono altresì essere diffusi mediante reti di comunicazione elettronica.

Art. 12 Indirizzario e modalità di richiesta

Previa autorizzazione dell’interessato l’Ordine può altresì fornire a terzi notizie o informazioni relative, in particolare, a speciali qualificazioni professionali non menzionate nell’Albo, ovvero alla disponibilità ad assumere incarichi o a ricevere materiale informativo a carattere scientifico anche inerente a convegni o seminari.

Art. 13 Entrata in vigore e abrogazioni

1. Il presente Regolamento è approvato dal Consiglio dell’Ordine in data 22 febbraio 2021; ed entra in vigore dal giorno successivo alla sua approvazione.

2. Dall’entrata in vigore del presente Regolamento si intendono abrogati il “Regolamento per il trattamento dei dati personali degli iscritti all’Albo degli Psicologi del Lazio” e il “Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari ai sensi del D. Lgs. 30.06.2003 n. 196”, approvati rispettivamente con deliberazione n. 586 del 14/12/2005 e con deliberazione n. 311 del 10/09/2009.

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