Negli ultimi mesi diverse psicologhe e psicologi hanno segnalato all’Ordine criticità sorte a seguito della richiesta, da parte della Regione Lazio, di fornire agli istituti scolastici un elenco nominativo degli utenti che hanno usufruito degli sportelli di ascolto psicologico, attivati ai sensi dell’avviso pubblico della Regione.
L’Ordine precisa che la comunicazione di dati personali identificativi degli utenti (nome e cognome) alla Scuola o alla Regione è legittima purché gli utenti maggiorenni - o, nel caso di minori, gli esercenti la responsabilità genitoriale - abbiano rilasciato a tal fine una specifica autorizzazione scritta (consenso al trattamento dei dati personali e liberatoria dall’obbligo di segreto professionale).
All’interno del modulo di consenso da far sottoscrivere agli interessati dovrà essere riportato in modo esplicito che in fase di rendicontazione alla Regione non saranno forniti per esteso i nominativi degli interessati, ma esclusivamente una codifica numerica, mentre l’istituto scolastico terrà agli atti un documento contenente la suddetta codifica numerica e il nome e cognome del rispettivo utente (es. N. 1 “Mario Rossi”, N. 2 “Maria Bianchi”, etc.). Nel modulo dovrà essere specificato che il documento di decodifica, contenente nome e cognome degli utenti e sottoscritto dal legale rappresentante dell’Istituto scolastico, sarà custodito dal responsabile della privacy e reso disponibile, su richiesta della Regione Lazio, in caso di eventuali controlli. Dovrà inoltre essere riportata una espressa liberatoria che sollevi il professionista dall’obbligo di segreto professionale con riferimento alla comunicazione di tali dati alla Scuola.
La dicitura da utilizzare, a titolo esemplificativo, può essere la seguente:
“Si informa che l’Istituzione Scolastica/Formativa dovrà mantenere agli atti un documento contenente la “CODIFICA NUMERICA” riportata negli atti di rendicontazione forniti alla Regione e, ad ogni codifica numerica, corrisponderà il nominativo dell’utente (NOME e COGNOME) che ha usufruito del servizio. Il documento, sottoscritto dal legale rappresentante dell’Istituzione Scolastica/Formativa, sarà custodito dal responsabile della Privacy, e reso disponibile su richiesta della Regione Lazio in caso di eventuali controlli.
Il trattamento dei dati ha come fondamento giuridico le disposizioni nazionali e regionali di attuazione del PR Lazio FSE+ 2021-2027. L’eventuale rifiuto di prestare il consenso o comunque la mancata comunicazione dei dati da parte degli interessati comporterà l’impossibilità di accedere al contributo.
L’interessato autorizza il professionista a comunicare il proprio nome e cognome/Gli interessati autorizzano il professionista a comunicare nome e cognome del proprio figlio, per le finalità sopra descritte e, a tal fine, lo libera contestualmente dall’obbligo di segreto professionale.”
In mancanza di tali specifiche o in mancanza di una liberatoria sottoscritta dagli interessati il professionista non può in alcun modo trasmettere i dati all’istituto scolastico. Ciò configurerebbe, infatti, una violazione del segreto professionale e della normativa sulla privacy.
Se l’informativa non è stata impostata sin dall’origine come sopra descritto, è possibile superare la criticità facendo sottoscrivere un modulo di consenso al trattamento dati integrativo e una liberatoria dall’obbligo di segreto per la specifica finalità.
Qualora non sia possibile acquisire tali consensi retroattivamente, psicologhe e psicologi dovranno limitarsi a rendicontare i dati in forma completamente anonimizzata, in modo tale che non sia possibile alcuna identificazione diretta o indiretta degli utenti. Tale posizione deve essere comunicata in modo trasparente all’istituto scolastico, così da evitare fraintendimenti e operare in sinergia con la dirigenza.
Resta in capo al professionista l’obbligo, sancito dal Codice Deontologico, di tutela del segreto professionale rispetto a qualsiasi informazione appresa nel corso della propria attività. Sarà altresì responsabilità del professionista, in accordo con il Dirigente scolastico e il responsabile della privacy dell’istituto, definire le misure più idonee alla salvaguardia della riservatezza delle informazioni trattate.